Ключевым для предпринимателя является ознакомление со сроками внедрения и объемом обязательного применения KSeF. Необходимо также проверить перечень исключений из обязанности выставления счетов в KSeF, которые касаются документирования отдельных видов операций.
KSeF в Польше сроки обязательного применения KSeF
С 1 января 2022 года система KSeF была внедрена как добровольное решение. С этого момента налогоплательщики получили возможность выставлять структурированные электронные счета в рамках данной системы.
С 1 февраля 2026 года выставление счетов через KSeF станет обязательным для налогоплательщиков, у которых стоимость продаж (включая сумму налога) за 2024 год превысила 200 млн злотых.
С 1 апреля 2026 года — для остальных налогоплательщиков.
Дополнительно, до конца 2026 года обязанность выставления счетов в KSeF не будет распространяться на налогоплательщиков, у которых совокупная стоимость продаж (включая налог), задокументированная электронными или бумажными счетами, выставленными в данном месяце, не превышает 10 000 злотых.
В случае превышения лимита 10 000 злотых, обязанность выставления счетов в KSeF возникает начиная с той фактуры, которой был превышен данный лимит.
(Основание: статья 145l Закона, вступающая в силу с 1 февраля 2026 года, добавленная Законом KSeF2).
Следует подчеркнуть, что указанные отсрочки касаются исключительно обязанности выставления счетов, а не их получения.
Начиная с 1 февраля 2026 года, все налогоплательщики будут обязаны получать счета с использованием системы KSeF.
Исключения из обязательного использования KSeF
По своей концепции KSeF является универсальной системой электронного выставления счетов. Обязанность выставлять счета в системе KSeF в конечном итоге будет распространяться на всех налогоплательщиков (как плательщиков НДС, так и освобождённых от НДС), которые в соответствии с польским законодательством обязаны выставлять счета-фактуры.
Однако существует перечень исключений из обязанности выставления счетов в системе KSeF. Эти исключения обусловлены спецификой конкретной сделки, статусом продавца либо статусом покупателя.
Первая группа исключений — по статусу сторон сделки
Из обязанности выставлять счета в KSeF исключается выставление счетов:
- налогоплательщиками, которые не имеют ни зарегистрированного места ведения хозяйственной деятельности, ни постоянного места ведения деятельности на территории Польши;
- налогоплательщиками, которые не имеют зарегистрированного места ведения хозяйственной деятельности на территории Польши, но имеют постоянное место ведения деятельности на территории Польши, при условии что это постоянное место ведения деятельности не участвует в поставке товаров или оказании услуг, по которым выставляется счёт;
- в адрес физического лица, не осуществляющего предпринимательскую деятельность (потребителя).
Иностранные компании без присутствия в Польше
KSeF не применяется, если фактуру выставляет налогоплательщик, который:
- не имеет ни юридического адреса,
- ни постоянного места ведения деятельности (stałe miejsce prowadzenia działalności)
на территории Польши.
Проще: Если компания вообще не присутствует в Польше (нет офиса, склада, постоянной структуры) —
она не обязана использовать KSeF.
Иностранная компания с «постоянным местом» в Польше — но без участия в сделке
Второе исключение более тонкое.
KSeF не обязателен, если:
- компания не имеет юридического адреса в Польше,
- но имеет постоянное место деятельности в Польше,
- и это место НЕ участвует в конкретной поставке товара или оказании услуги, по которой выставлена фактура.
Проще: Если у компании есть, например, офис или склад в Польше,
но конкретная сделка была совершена другим подразделением (например, из другой страны),
фактура по этой сделке не должна идти через KSeF.
Ключевое слово здесь — „nie uczestniczy” (не участвует).
Продажа физическому лицу (B2C)
KSeF не применяется, если фактура выставляется:
- физическому лицу, не ведущему предпринимательскую деятельность,
то есть обычному потребителю (konsument).
Это означает:
- продажи B2C,
- услуги и товары для частных лиц,
- даже если продавец — предприниматель,
не требуют выставления фактуры через KSeF. Формат документа (если он нужен) остаётся прежним.
Итог — в одном блоке. KSeF обязателен не всегда.
Вы НЕ обязаны использовать KSeF, если:
- продавец — иностранная компания без присутствия в Польше
- постоянное место деятельности в Польше не участвует в сделке
- покупатель — физическое лицо (не бизнес)
Важно!
Несмотря на отсутствие обязанности, налогоплательщики смогут добровольно выставлять вышеуказанные счета-фактуры в системе KSeF.
Вторая группа исключений из обязательного KSeF
Вторая группа исключений касается не статуса компании, а типа операций, по которым выставляются счета-фактуры.
Речь идёт о специальных налоговых процедурах, для которых действуют отдельные правила отчётности, отличные от стандартных правил VAT в Польше.
Поэтому по таким операциям не требуется обязательное выставление счетов через KSeF.
Неевропейская процедура OSS (OSS nieunijna)
Что это такое — OSS (One Stop Shop) — это специальная система VAT для компаний, которые:
- не зарегистрированы в ЕС,
- оказывают электронные, телекоммуникационные или цифровые услуги клиентам в странах ЕС (B2C).
Пример:
- компания из США продаёт онлайн-доступ, подписки или цифровые сервисы клиентам в ЕС.
Почему KSeF не применяется
- расчёт VAT происходит через единый OSS-портал, а не через польскую систему VAT;
- отчётность подаётся централизованно, без стандартных польских счетов-фактур;
- KSeF предназначен для внутреннего польского оборота, а не для трансграничных процедур OSS.
Вывод: счета в рамках OSS nieunijna можно не выставлять через KSeF.
Процедура импорта IOSS
Что это такое — IOSS (Import One Stop Shop) применяется при:
- продаже товаров стоимостью до 150 евро,
- которые импортируются в ЕС из третьих стран,
- и продаются конечным потребителям (B2C).
Пример:
- интернет-магазин из Китая отправляет товар покупателю в Польшу.
Почему KSeF не применяется
- VAT взимается в момент продажи, а не при импорте;
- отчётность осуществляется через систему IOSS;
- нет стандартного оборота VAT внутри Польши.
Вывод: фактуры по процедуре IOSS исключены из обязательного KSeF.
Международные нерегулярные пассажирские перевозки
Что это такое. Речь идёт об услугах:
- международных пассажирских перевозок,
- которые носят разовый или нерегулярный характер (например, чартер, туристические рейсы).
Примеры:
- туристический автобус из Польши в Италию;
- разовый трансфер группы за границу.
Почему KSeF не применяется
- перевозка охватывает несколько стран;
- применяется особый режим VAT, связанный с международным транспортом;
- стандартные правила выставления фактур в KSeF не подходят для таких услуг.
Вывод: счета по таким перевозкам не обязаны проходить через KSeF.
Коротко — одним абзацем
Вторая группа исключений из обязательного KSeF охватывает операции, которые уже подпадают под специальные налоговые процедуры (OSS nieunijna, IOSS, международные разовые пассажирские перевозки). Поскольку по ним действует отдельная система расчёта и отчётности VAT, законодатель освободил такие операции от обязательного использования KSeF.
Третья группа исключений из обязательного KSeF
Третью группу исключений из применения KSeF составляют операции, указанные в постановлении о исключениях из KSeF. К ним, в частности, относятся:
- оказание услуг проезда по платным автомагистралям, подтверждённых счетами-фактурами в форме разового билета;
- оказание услуг перевозки пассажиров на любую дистанцию, в том числе:
- железнодорожным транспортом,
- автомобильным транспортом,
- морскими судами,
- средствами внутреннего и прибрежного водного транспорта,
- паромами,
- самолётами и вертолётами,
если такие услуги подтверждены счетами-фактурами в форме разового билета;
- оказание услуг, освобождённых от НДС на основании ст. 43 ч. 1 п. 7 и пп. 37–41 Закона о налоге на товары и услуги (VAT), подтверждённых счетами-фактурами или иными доказательствами;
- поставка товаров и оказание услуг, подтверждённые счетами-фактурами, выставленными покупателем в рамках процедуры самофактурирования (self-billing), если:
- покупатель не идентифицирован для данной операции с использованием польского NIP,
- или продавец не идентифицирован для данной операции с использованием польского NIP.
Подробнее Что такое KSef в Польше
Нормативные акты:
- Закон от 16 июня 2023 года о внесении изменений в Закон о налоге на товары и услуги (VAT) и некоторые другие законы
(Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 с последующими изменениями), далее именуемый «Закон KSeF»; - Закон от 9 мая 2024 года, изменяющий Закон о внесении изменений в Закон о налоге на товары и услуги и некоторые другие законы
(Dz. U. z 2024 r. poz. 852); - Закон от 5 августа 2025 года о внесении изменений в Закон о налоге на товары и услуги и в Закон о внесении изменений в Закон о налоге на товары и услуги и некоторые другие законы
(Dz. U. z 2025 r. poz. 1203), далее именуемый «Закон KSeF2».